Внедрение системы автоматизации бюджетирования
Рано или поздно столовая вырастает до того момента, когда вопросы бюджетирования переходят из разряда необязательных к необходимым.
И параллельно с ними возникает проблема автоматизация столовой. Первым шагом будет необходимость определения того, каких размеров планируетсяс столовая.
Если это будет небольшая , то можно приобрести готовый недорогой софт.
Если же планируется серьезное расширение, то целесообразно предусмотреть приобретение программного комплекса с возможностью добавления программных модулей.
Следующим этапом будет необходимость интеграции автоматизированной системы в уже существующую систему учета.
Это и возможность обмена данными между бухгалтерскими программами, и взаимодействие с системой управления взаимодействия с клиентами.
Данная интеграция позволит автоматизировать ряд текущих процессов и снизить влияние человеческого фактора, а также консолидировать необходимую управленческую информацию в одном месте.
Немаловажным показателем является скорость работы системы. Чем больше система тратит времени на формирование сводных данных или результирующих показателей, тем больше шанс возникновения ошибки вследствие нежелания сотрудников перепроверять данные, которые формируются на своде.
Система должна быть, прежде всего, понятна конечному пользователю. Не должно возникать ситуаций, когда система работает в присутствии системного администратора, а у финансистов постоянно «глючит», вылетает и всячески «отказывается» работать.
Основным показателем для выбора системы является ее бесперебойная работа у пользователей, а не у технических специалистов.
Помимо этого, необходимо предусмотреть возможность работы как онлайн, так и без подсоединения к сети.
Система должна иметь гибкие настройки. В случае разработки новых форм отчетности, у специалистов не должно возникать проблем в их настройке.
Также надо выбирать довольно популярные программные комплексы, это необходимо для того, чтобы не стать заложником одного поставщика, а в случае неудовлетворительной работы, иметь возможность беспроблемно сменить его.
Ну и, конечно, чтобы процесс обновления программного обеспечения проходил как можно более «безболезненно», возможно запустить его даже в фоновом режиме без нарушения графика работы финансистов, а главное, чтобы документы, созданные в предыдущих версиях, поддерживались текущей.
И последний важный момент — этап внедрения. Как правило, многие компании рекламируют сдачу работ по установке и переводу работы финансовой службы на автоматическое бюджетирование под ключ.
Но, как показывает практика, это утопия. Необходимо предусмотреть модульное подключение в системе. Э
то обеспечит более качественное тестирование отдельных блоков и поэтапное внедрение системы, чтобы сотрудники успевали освоить систему.
